Facebook LinkedIn Twitter Hvis du deler indholdet, vil udbyderen af servicen sætte en eller flere cookies på din computer.

Registrering af løn- og timeregnskab for projektansatte

Når et godkendt projektbudget indeholder løn til projektansatte, dvs. løn for det arbejde som støttemodtageren eller støttemodtagerens (projektpartnernes) ansatte udfører i projektet, skal der skelnes mellem, om vedkommende arbejder på projektet på fuld tid eller på deltid. For alle projektansatte skal løn opgøres og indgå i regnskabet i forhold til, om der er tale om kommunal, regional, statslig, offentlig lignende eller privat løn.

For medarbejdere, der udelukkende er tilknyttet ét støttet projekt på fuld tid, kan opgørelsen ske i form af en ansættelseskontrakt eller arbejdsspecifikation, hvori arbejdets art, tidsforbrug og løn er klart og fyldestgørende angivet.  

For deltidsansatte på projekter skal tilsagnsmodtager og projektpartnere etablere timeregistreringsprocedurer, som sikrer, at hver deltidsansat fører dagligt timeregnskab opdelt på arbejdsopgaver på konto og art, der er specificeret på en klar og gennemskuelig måde. Registrering af tidsforbrug og beregning af lønudgiften skal være underskrevet af medarbejderen og godkendt af en overordnet.

Ved registrering i eget lønsystem skal det være muligt at finde samtlige registreringer, som lønbeløbene i projektregnskabet er sammensat af (transaktionssporet). Udgiften skal i sidste ende kunne dokumenteres med fx en lønseddel. Hvis timeregnskabet mangler ved et eventuelt kontrolbesøg, kan lønudgifterne typisk ikke støttes.

Du kan læse mere om krav til regnskabsmateriale og medregning af faktisk timeløn i §5 og §13 i Bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v.  i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond. I bekendtgørelsen finder du også en liste over forskellige typer regnskabsmaterialer.

Erhvervsstyrelsen har udviklet værktøjer til brug ved udarbejdelse af timeregistreringsregnskab, som kan anvendes for både fuldtids- og deltidsansatte i projekter. Du finder link til værktøjerne nedenfor.

Der er udviklet timeregistreringsskemaer for ansatte på henholdsvis regionalfonds- og socialfondsprojekter. I disse skemaer skal der for den enkelte medarbejder foretages en registrering af arbejdsopgaver og anvendt tidsforbrug.

Herudover er der udviklet et opsamlende registreringsskema, hvor alle projektmedarbejdernes løn og timeforbrug registreres. På baggrund heraf beregnes den regnskabsmæssige opdeling på finansieringskilderne kommunal, regional, statslig, offentlig lignende eller privat til brug i projektregnskabet.

Værktøjerne er alene hjælpeværktøjer og erstatter ikke de bagvedliggende dokumentationskrav.

De underskrevne timeregistreringsskemaer for de ansatte samt det opsamlende registreringsskema skal indsendes til Erhvervsstyrelsen sammen med det øvrige regnskabsmateriale.

Det er vigtigt at læse manualen inden man går i gang.

Hvilke værktøjer projektet skal anvende afhænger af de godkendte budgetkonti til projektet og dermed hvilket regnskabsskema projektet skal anvende.

Er du i tvivl om hvilket regnskabsskema dit projekt skal anvende, så læs mere under perioderegnskaber og projektregnskaber.

Værktøjer til afrapportering

Projekter som anvender

  • Regnskabsskema S1 – Socialfonden
  • Regnskabsskema R1 – Regionalfonden

kan hente værktøj til timeregistrering og beregning af lønudgifter og – finansiering her

Projekter som anvender

  • Regnskabsskema S2 – Socialfonden
  • Regnskabsskema S3 – Socialfonden
  • Regnskabsskema R2 – Regionalfonden
  • Regnskabsskema R3 – Regionalfonden

kan hente værktøj til timeregistrering og beregning af lønudgifter og – finansiering her